Avslo innsynskrav – viste til eksempel som var dikta opp

VTB har bede om innsyn i brøytekontraktar i fleire kommunar i Vest-Telemark, mellom anna i Kviteseid. Kommunen gav då fyrst berre delvis innsyn, men gav lokalavisa alle dokumenta etter at Statsforvaltaren oppheva det kommunale vedtaket. Også i Tokke har kommunen berre gjeve delvis innsyn. Ei klagesak ligg nå på bordet til Statsforvaltaren.

Rana, Stange og Bergen

Arvid Moen, teknisk sjef i kommunen, viste i avslaget mellom anna til eksempel frå andre kommunar; Rana kommune i 2023, Stange kommune i 2022 og Bergen kommune i 2021 (sjå ordlyden lenger ned i saka), i tillegg til ei sak frå Statens vegvesen. Felles for alle dei kommunale døma til den tekniske sjefen er at Statsforvaltaren har støtta den kommunale avgjerda om å ikkje gje fullt innsyn. 

VTB bad derfor kommunen om innsyn i grunnlagsmaterialet som gjorde at kommunen bestemte seg for å ikkje gje fullt innsyn. Me bad spesifikt om dei konkrete kjeldene bak eksempla frå dei tre kommunane, og spurde også om det har vore nytta kunstig intelligens (KI) i avslaget. 

Det avviste Moen i svaret på innsynskravet: 

– Tokke kommune har ikkje nytta KI i den faglege vurderinga, saksførebuinga eller vedtaksutforminga.

Han svara at det var nytta språkverktøy til ordinær tekstbehandling, men at desse språklege hjelpemidla ikkje påverka innhaldet i vurderinga. 

Lokalavisa fekk elles i svaret nye døme på det kommunen meiner er samanliknbare saker, men til dei konkrete døma VTB etterlyste informasjon om (Rana, Stange og Bergen) er svaret: «Desse var meint som illustrative faglege døme på vanlege problemstillingar i kommunal vinterdrift, og var ikkje referansar til konkrete vedtak med identifiserbare saksnummer». (...) «Døma kan ikkje dokumenterast utover denne forklaringa», står det i konklusjonen frå Moen. 

Illustrative faglege døme

VTB klaga, og bad om bakgrunnen for desse «illustrative faglege døma». 

I alle døma frå Tokke kommune var det konkret informasjon som årstal for saka, at det var eit medium som søkte innsyn og avgjerda frå Statsforvaltaren. 

«Illustrasjonane vart utarbeidde av kommunen sjølv for å forklare vurderingstema. Det har aldri eksistert dokument, korrespondanse eller avgjerder frå Rana, Stange, Bergen eller Statens vegvesen som inngår i denne saka. Årstala som vart brukte i illustrasjonane var ein del av framstillinga, ikkje ein indikasjon på at det fanst konkrete vedtak. Illustrasjonane er ikkje dokument etter offentleglova § 4, og kan difor ikkje vere omfatta av innsynsretten».

Fekk hjelp til formulering

VTB har i ettertid av innsynskommunikasjonen spurd teknisk sjef om kva som har skjedd. 

– Tolkar eg deg rett; at desse tre (fire med Statens vegvesen) eksempla/illustrasjonane er dikta opp?

– Ja. Illustrasjonane var konstruerte døme, og ikkje baserte på reelle saker. Dei kom til gjennom eit tekstutkast der eg nytta eit språkverktøy (KI) til å få hjelp med formuleringa av slik tekst. Eg skulle ha presisert tydeleg at dette var illustrasjonar, og det beklagar eg. 

– Er det vanleg praksis for Tokke kommune å utarbeide slike illustrasjonar i saker?

– Eg kan berre svara for meg sjølv: Dette er ikkje noko eg vanlegvis gjer, og ikkje noko eg kjenner som praksis i organisasjonen. Det var eit forsøk på å forklara eit vurderingstema, men eg ser at det skulle vore gjort annleis.

– Blir det bruka liknande illustrasjonar i saker til politikarane i Tokke?

– Nei. I politiske saker brukar eg berre faktiske opplysningar og reelle dokument. Eg har heller ikkje brukt KI i noko saksframlegg som er lagt fram for politikarane. KI vart berre brukt som språkleg støtte i dette eine vurderingsnotatet.

– Korleis føregjekk prosessen med utarbeidinga av illustrasjonane?

– Illustrasjonane kom til som del av eit tekstutkast der eg brukte eit språkverktøy (KI) for å få hjelp til å formulere døme. Eg vurderte og tilpassa døma sjølv, men eg skulle ha gjort det langt tydelegare at dette var illustrasjonar og ikkje faktiske saker. Eg ser i ettertid at eg også burde ha markert tydeleg at KI vart brukt som språkleg støtte i denne delen av teksten, slik at det ikkje kunne oppstå tvil. Det tek eg fullt ansvar for.

– Var det fleire medarbeidarar involverte i utarbeidinga av illustrasjonane?

– Nei. Ingen andre personar var involverte. Det var berre meg, i tillegg til bruk av KI som språkleg støtte.

– Kvifor blei akkurat kommunane Rana, Stange og Bergen vald som illustrasjonar?

– Dei var berre døme på ulike typar kommunar (stor, middels, liten). Det låg ingen reelle saker bak desse vala.

– Forstår du at lokalavisa kan ha oppfatta desse eksempla som ekte?

– Ja, det forstår eg godt. Slik dei stod i dokumentet kunne dei verke som reelle døme, og eg skulle ha merka betre at dette var illustrasjonar som kom frå eit tekstutkast der KI var brukt. Det var difor eg senda ei presisering i etterkant.

– Ikkje greitt

Kommunedirektør i Tokke, Åge Verpe, er klar på at det ikkje er greitt å nytte fiktive døme. Han stadfestar at Statsforvaltaren er informert om saka.

– Tokke kommune vil på eit generelt grunnlag seie at det å syne til døme/illustrasjonar som ikkje finst er uheldig når det ikkje går klart fram av konteksten at det er eit fiktivt døme eller ein illustrasjon. Offentleg sakshandsaming skal bygge på klart språk, rett heimelsbruk og grunngjevast i samsvar med god forvaltningspraksis, svarar Verpe. 

Han forstår at døma heilt klart kan bli oppfatta som ekte utifrå ordlyden. Det beklagar han. 

– Er ei slik saksbehandling vanleg blant dei tilsette i Tokke kommune? 

– Sakshandsaming der ein gjev døme som ikkje er reelle, men fiktive, der dette ikkje går klårt fram av framstillinga, er ikkje i samsvar med god forvaltningspraksis. Så langt kommunedirektøren kjenner til er ikkje dette vanleg blant sakshandsamarar i Tokke kommune. 

Sakshandsamaren har innrømt å ha brukt KI-språkmodell for å få hjelp til å formulere døme. 

 – Korleis brukar dei tilsette KI i arbeidet sitt? 

– Sakshandsamarar i Tokke kommune har sjølve eit ansvar for at innhaldet i utgåande brev, saksframlegg og vedtak framstiller saker i samsvar med god forvaltningsskikk uavhengig kva verktøy som blir nytta under saksførebuinga. Bruk av KI fratar ikkje sakshandsamarar ansvar for innhald og faktum i saksbehandling, svarar Verpe.

Han seier det ikkje er nokon retningsliner på bruk av KI blant dei tilsette. 

– Det er dei generelle sakshandsamingsreglane etter forvaltningslova som gjeld. Om KI vert nytta er sakshandsamar uansett ansvarleg for innhaldet i saka eller brevet. 

Han legg til at det blir arbeidd med innføring av retningsliner for bruk av KI - Copilot i regi av IT-samarbeidet i Vest-Telemark.