Meiner nokre av kommunens sentrale styringsdokument er utdaterte og ikkje tilpassa nye lovverk og krav
Kontrollutvalet i Seljord har sett på internkontroll i kommunen, og utvalet peikar på fleire forbetringspunkt.
Kommunestyret i Seljord handsamar 21. mars rapporten om internkontroll i kommunen. Kontrollutvalet meiner rapporten peikar på fleire forbetringspunkt.
– Dette er ein svært viktig rapport, og eg er glad for at den kjem til handsaming i kommunestyret så raskt. Det er mykje å ta tak i, seier leiar av kontrollutvalet i Seljord Johannes Rindal.
Artikkelen held fram under annonsen.
Han legg til at god internkontroll er heilt grunnleggjande for å sikre at kommunen driv på ein forsvarleg måte og at dei leverer gode og trygge tenester til innbyggjarane.
Alle tilsette spurt
Rindal seier at rapporten vart bestilt av kontrollutvalet i mai i fjor, og at den er utarbeidd i siste halvdel av 2023.
– Det er vurdert om Seljord har overordna og systematiske rutinar for internkontroll, om det finst gode system for å fange opp og følgje avvik og om rapporteringa til kommunestyret på internkontroll er god nok, seier han.
Rapporten er utarbeidd av Vestfold og Telemark Revisjon IKS og blei lagt fram for kontrollutvalet i møte 28. februar. Dei har gått gjennom sentrale dokument og reglement i kommunen. Leiarar og tilsette i kommunen har blitt intervjua der tema i hovudsak var roller og ansvar, internkontroll, økonomiregelverk, delegasjon og mynde/fullmakter, avvikssystemet og tilhøyrande rutinar og kultur, og dessutan opplæring og kompetanse.
Utdatert og ikkje tilpassa
Rindal meiner funna i rapporten peikar på at nokre av dei sentrale styringsdokumenta er utdaterte og ikkje tilpassa nye lovverk og krav. Det er behov for å systematisere arbeidet med risikovurderingar på ulike område. Rutinar, prosedyrar, ansvar og roller for dei tilsette må skriftliggjerast og kommuniserast tydeleg. Avvikssystemet må fungere for alle sektorar og det må vere gode rutinar for å følgje opp og lukke avvik.
– Kontrollutvalet fekk ei god og grundig orientering om rapporten i vårt møte i slutten av januar, der ordførar og ny kommunedirektør òg var til stades, seier kontrollutvalsleiaren.
Han fortel at det var ein god diskusjon og bygd på funna i rapporten tilrår kontrollutvalet at kommunestyret vedtek at Seljord kommune gjennomfører risikovurderingar og oppdaterer styrande dokument, betrar internkontrollen og opplæring og rutinar kring avvikshandtering, i tillegg til å rapportere til kommunestyret om internkontroll og oppfølging av statlege tilsyn i tråd med lovgjevinga.
– Det er òg føreslege at kommunedirektøren, som leiar for administrasjonen, skal rapportere attende til kontrollutvalet om oppfylginga innan 1. desember i år, avsluttar Rindal.
Artikkelen held fram under annonsen.
Forvaltningsrevisjonens tre problemstillingar
1) Har Seljord kommune overordna, systematisk og dokumentert internkontroll?
Seljord kommune har bare delvis ein overordna, systematisk og dokumentert internkontroll. Det blir peika på fylgjande:
– Kommunen beskriv oppgåvene, målet og organiseringa for verksemda, men nokre av dei sentrale dokumenta er utdaterte og lite brukbare.
– Kommunen har nokre tiltak for å sikre at det blir gjort systematiske risikovurderingar, men desse blir bare delvis nytta, og det blir ikkje gjort risikovurderingar på sentrale tenesteområde som til dels skule.
– Rutinar, roller og ansvar er ikkje i god nok grad avklart, skriftleggjorde og kommuniserte i organisasjonen.
2) Har Seljord kommune tilstrekkelege system for å fange opp og fylgje opp avvik?
Seljord kommune har eit system for å fange opp og fylgje opp avvik. Systemet er implementert og det er brukt ressursar på opplæring og informasjon. Me ser likevel at kommunen så langt ikkje har lukkast med å sikre avvikssystemet og rutinane knytt til det, er kjend og tatt i bruk i heile organisasjonen. Kultur og rutinar for rapportering, oppfylging og læring etter avvik ser ut til å variere mykje på tvers av ulike sektorar i kommunen.
3) Rapporterer administrasjonen til kommunestyret om arbeidet med internkontroll?
Det blir rapportert om internkontroll og statlege tilsyn frå administrasjonen til kommunestyret i kommunen si årsmelding. Men rapporteringa gjer ikkje informasjon om innhaldet i internkontrollarbeidet, eller om kontrollar som er gjennomført. Det er heller ikkje rapportert om resultatet av statlege tilsyn. Det er såleis ikkje rapportert i samsvar med krava i kommunelova.
Tilråding til kommunestyret
I kontrollutvalet si tilråding til kommunestyret kan ein lese at kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Internkontroll – Seljord kommune» til vitande. Men at kommunestyret bed kommunedirektøren om å gjennomføre risikovurderingar og oppdatere styrande dokument, slik at dei blir risikobaserte, funksjonelle og i tråd med gjeldande krav. Å treffe tiltak for å betre internkontrollkulturen og sikre at dei tilsette får tilstrekkeleg og relevant opplæring om rutinar og avvikssystem. Og rapportere til kommunestyret om arbeidet med internkontroll og resultat frå eventuelle statlege tilsyn i samsvar med gjeldande krav. Kommunestyret bed kommunedirektøren rapportere til kontrollutvalet om oppfølginga av rapportens tilrådingar, tilbake til kontrollutvalet innan 01.12.2024.
