Matlevering til dei eldre i Seljord: Kofa varslar gebyr på 200 000

Klagenemnda for offentlege anskaffingar (KOFA) meiner det ikkje er tvil om at Seljord kommune har brote regelverket då dei avlyste anbodskonkurransen om å levere mat til institusjonane i kommunen.

«Seljord kommune ilegges et overtredelsesgebyr på 200 000 kroner», heiter det i varselet Seljord kommune har fått frå Kofa. 

Det var Matvarehuset AS i Bergen som klaga Seljord kommune inn til nemnda etter at kommunen i fjor sommar avlyste konkurransen om å levere mat til institusjonane – etter at Matvarehuset AS hadde vunne anbodsrunden. Matvarehuset AS har klaga både på avlysinga av anbodskonkurransen om levering av mat til institusjonane i kommunen, og på det dei meiner er ulovleg offentleg anskaffing då kommunen inngjekk avtale med Dyrsku’n arrangement AS. 

«Konkurransen ble avlyst etter at det ble kjent at klager var valgt som leverandør. Det ble innkalt til et politisk hastemøte om å avlyse konkurransen ut fra mulige planer om egenregiproduksjon. Lokale politikere engasjerte seg for at produksjonen skulle skje fra lokale leverandører», meinte Matvarehuset AS, ifylgje saksdokumenta frå Kofa. 

Står fritt – i utgangspunktet

Kommunen viste til at avlysinga blei vedtatt på grunn av eit ønske om drift i eigenregi, og at det var eit resultat av politisk behandling «som er eit ledd i utøvinga av lokaldemokratiet», og at det ikkje er grunnlag for gebyr. 

Kofa skriv i avgjerda at det offentlege står fritt til å organisere seg slik det er føremålstenleg, og at det er mogleg å dekke sine behov gjennom eigenregi. Men ein må ha saklege grunnar for å avlyse ein utlyst anbodskonkurranse. For å oppfylle dette kravet blir det lagt vekt på tidspunktet for avlysinga, omstende som utløyste avlysinga, og kva oppdragsgjevar vil oppnå. I denne saka blir det peikt på at avlysinga skjedde på eit «seinast mogleg tidspunkt; etter at tildelingsavgjerda var meddelt tilbydarane». Det blir også vist til at kommunen i konkurransegrunnlaget hadde høve til å seie opp avtala med seks månaders varsel. 

«Det var med andre ord mulig å inngå kontrakt med klager som rettmessig vinner av den kunngjorte konkurransen, men begrense leveransen til ett år eller eventuelt til bare 6 måneder. Innklagede (Seljord kommune red. merk) kunne i så fall uansett ha etablert en egenregiordning med oppstart 1. juni 2018, eventuelt allerede 1. desember 2017», skriv Kofa som konkluderer med at Seljord kommune ikkje hadde sakleg grunn til å avlyse konkurransen. 

Seljord-rådmannen rådde politikarane på kommunestyret 29. juni i fjor til å imøtekome ei klage frå Matvarehuset AS og inngå ei avtale med vinnaren av anbodskonkurransen. 

«Kommunen vil kunne realisere intensjonen i formannskapsvedtaket ved å nytte oppseiingstida til å planlegge produksjon av mat til institusjonar og heimebuande i eigen regi. Kommunen vil på denne måten unngå eit mogleg erstatningskrav frå Matvarehuset AS og dei eventuelle kostnadene det vil kunne føre med seg», skreiv fungerande rådmann Kari Gro Espeland i saksutgreiinga då. 

Men kommunestyret avviste samrøystes klaga. 

Matvarehuset AS klaga også på det dei meinte var «ulovleg direkte anskaffing». I denne saka har Kofa sett på om den munnlege vidareføringa av kontrakten mellom kommunen og Dyrsku’n i februar i fjor var ulovleg, det vil seie om ei anskaffing som skulle vore kunngjort, ikkje var det. 

«Etter nemndas oppfatning er skyldkravet om forsett eller grov uaktsomhet oppfylt, både for så vidt gjelder det faktiske og rettslige grunnlaget for overtredelsen. Klagenemnda skal  derfor ilegge overtredelsesgebyr», heiter det i avgjerda. 

Håpar å sleppe erstatning

Seljord-rådmann Finn-Arild Bystrøm informerte formannskapet i Seljord om saka i går. 

– Me er ikkje dømt enno, men me har fått eit varsel om at me kan bli dømt. Me meiner det er nokre punkt der som bør forklarast betre. Me skal levere svar innan 6. juni, deretter tek Kofa si endelege avgjerd. Då kan me få ei bot på 200 000 kroner, det kan me ikkje klage på og Matvarehuset har eit grunnlag for å søke erstatning. Me har eit håp om at me slepp erstatning, sa rådmannen.

Økonomisjef Halgeir Brekke forklara storleiken på gebyret slik: 

– Verdien på det me har kjøpt frå Dyrsku’n i denne perioden (1. februar 2017–1. januar 2018 red. merk) er om lag 2,1 millionar og bota er på om lag 10 prosent av dette. Det er to forhold me får bota for: direkte plassering og ulovleg avlysing av konkurransen, sa Brekke.  

– Dette er ei sak som kjem opp att. Det er fint at rådmannen gjev oss ei orientering nå, og me får god bistand frå KS, uttala ordførar Halfdan Haugan (Ap) i møtet.

Til VTB utdjupar han: 

– Nå får me sjå kva som blir den endelege avgjerda, men om me blir dømt så ser eg i dag ingen grunn til å gå juridisk vidare med saka, altså gå til rettssak. Har me feila så har me feila, slike er det, alle kommunar må halde seg til lovverket. Då saka var oppe i kommunestyret vart det samrøystes vedtatt. 

– Det mangla ikkje på gode råd

NHO-advokat Johan Henrik Bjørge representerer Matvarehuset AS. Han varslar at dei vil fremje eit erstatningskrav når saka formelt er avgjort, men har ikkje detaljar på kor mykje dei vil krevje. 

– Me konstaterer ut frå varslet frå Kofa at bedrifta har fått fullt ut medhald i forskjellsbehandlinga og at avlysinga var usakleg. Politikaranes overkøyring av eigen administrasjon etter at konkurransen var over er underleg, og konsekvensane me ser nå kunne vore unngått med ein tanke audmjukheit. Det mangla ikkje på gode råd før endeleg avlysing, seier Bjørge.

– Den førebelse fasiten er 200 000 kroner i straffegebyr for ulovleg direkte anskaffingar, eit erstatningskrav frå leverandøren for tap av kontrakt og juridiske utgifter, samt at ei løysing i gamalt spor som aukar kostnadene årleg med kring 1 million kroner utover det tenesta frå Matvarehuset ville ha kosta, legg han til.

Han synest det er synd Seljord kommune ikkje ville sjå på kva Matvarehuset hadde å by på, og meiner kommunen kunne fått gode impulsar frå ei seriøs og innovativ bedrift. 

– Det ville jo framleis vore mogleg å falle ned på eit godt planlagt og organisert eigenregiløysing etter kontraktutløp, om det var eit framtidig ynske i Seljord kommune, seier Bjørge. 

Dette er saka:

– I november 2012 inngjekk Dyrsku’n arrangement AS og Seljord kommune til intensjonsavtale om å levere institusjonsmat til Seljord kommune (til Heddeli, Steinmoen og Nesbukti, i tillegg til dei som får tilkøyrd mat heime). Avtala blei avløyst av ein kontrakt (3 år, med opsjon på 1 års forlenging) som galdt frå 1. februar 2013. 

– Kontrakten gjekk ut 1. februar 2017. Etter ny anbodskonkurranse var Dyrsku’n dyrast av tre tilbydarar. Tilbodet deira var på 1 887 720 kroner, nesten dobbelt så dyrt som det rimelegaste tilbodet, Matvarehuset i Bergen, som kunne levere for 987 508 kroner i året. 

– Formannskapet bad i mai 2017 administrasjonen undersøke moglegheita for å utsette kontrakten med Matvarehuset AS til hausten for «å få tid til å vurdere moglegheita for å etablere eit utviklingsprosjekt for å ivareta matleveranse til institusjonar og bu- og servicesentra gjennom lokalt produsert mat med ein tydeleg miljøprofil»

– Mot ei røyst (Margit Karlsen, Venstre) vedtok formannskapet 8. juni 2017 å avlyse anbodskonkurransen for å drive matproduksjon i kommunal regi. Ei gruppe blei sett ned for å arbeide med dette.

– Matvarehuset AS klaga til kommunen på vedtaket om å avlyse anbodskonkurransen. Rådmannens innstilling var å ta klaga til fylgje, men eit samrøystes kommunestyre avviste klaga i møtet 29. juni 2017. 

– 28. september 2017 klaga Matvarehuset AS til Klagenemnda for offentleg anskaffingar – både på at anbodskonkurransen blei avlyst, og på det dei meinte var ulovleg direkte anskaffing, altså forlenginga av avtala med Dyrsku’n arrangement AS. 

– Inntil ei ny løysing var klar, ville formannskapet halde fram med avtala dei hadde med Dyrsku’n arrangement AS. 

– 5. januar 2018 inngjekk Seljord kommune og Dyrsku’n Arrangement AS ei avtale om overføring av tilsette frå Dyrsku’n til kommunen. Dei tilsette skulle ha 80 prosent stilling i kommunen og 20 prosent i Dyrsku’n.